Z Funnela - Pomoc

W tym dziale znajdziesz odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania, pogrupowane tematycznie.

Spis treści 1 Ogólne 1.1 Jaki system operacyjny jest wymagany? 1.2 Jakie przeglądarki współpracują z Funnelą? 1.3 Czy aplikacja znajduje się na moim serwerze firmowym czy na Waszych? 1.4 Czy moje dane są bezpieczne? 1.5 Zapomniałem hasła - jak je odzyskać? 1.6 Dostaję komunikat "wszystkie licencje są w użyciu" 1.7 Jakie są akceptowalne formy płatności? 1.8 Jak zmienić nazwę folderu lub grupy? 1.9 Jak współdzielić informacje? 1.10 Jak działają prawa w grupach? 1.11 Jak zainstalować gadżet Funneli? 1.12 Jak zrezygnować z usługi? 2 Poczta 2.1 Czy muszę rezygnować ze swoich dotychczasowych adresów pocztowych? 2.2 Czy moje adresy pocztowe pozostaną takie same? 2.3 Czy moja poczta pozostanie na moim serwerze pocztowym? 2.4 Jakie są dostępne protokoły komunikacji dla poczty? 2.5 Czy użytkownik może podłączyć dowolną liczbę kont pocztowych? 2.6 Jak wysłać masową korespondencję? 2.7 Dlaczego masowa korespondencja wysyła się tak długo? 2.8 Dlaczego nie ma możliwości ręcznego pobrania poczty przyciskiem "Sprawdź pocztę"? 2.9 Jak dodać adresata poczty do kontaktów? 3 Kontakty 3.1 Jak dodać pracowników do konta firmowego? 3.2 Jak wyświetlać domyślnie wszystkie kontakty? 3.3 Jak zaimportować kontakty? 3.3.1 Import z pliku CSV 3.3.2 Import z Highrise 4 Sprzedaż 4.1 Czy istnieje możliwość modyfikacji etapów sprzedaży? 5 Kalendarz 5.1 Dlaczego nie widzę niektórych wydarzeń w kalendarzu? 6 Zadania 6.1 Czy można filtrować zadania?

Ogólne

Jaki system operacyjny jest wymagany?

Dowolny. Funnela jest aplikacją, której używa się korzystając z przeglądarki internetowej. Bez znaczenia czy będzie to system Windows, Linux czy Mac OS.

Jakie przeglądarki współpracują z Funnelą?

Poniżej znajduje się tabela przeglądarek, z którymi współpracuje Funnela.

Przeglądarka	Uwagi
Firefox 3.x	pełne wsparcie, sugerowana przeglądarka
Chrome	pełne wsparcie, sugerowana przeglądarka
Prism	pełne wsparcie, sugerowana przeglądarka
Firefox 2.x	można korzystać, jednak zalecamy korzystanie z sugerowanych przeglądarek
Safari	można korzystać, jednak zalecamy korzystanie z sugerowanych przeglądarek
Internet Explorer 8.x	można korzystać, zalecana instalacja Chrome Frame
Internet Explorer 6.x	nie zalecamy, konieczność zainstalowania Chrome Frame
Internet Explorer 7.x	nie zalecamy, konieczność zainstalowania Chrome Frame

Czy aplikacja znajduje się na moim serwerze firmowym czy na Waszych?

Aplikacja znajduje się na naszym serwerze i jest udostępniania jako usługa (tzw. SaaS - ang. Software as a Service). Zwalnia to klienta od konieczności dbania o infrastrukturę techniczną, umożliwia rozłożenie kosztów oraz daje gwarancję korzystania zawsze z aktualnej wersji oprogramowania bez konieczności własnoręcznego instalowania poprawek czy update'ów.

Czy moje dane są bezpieczne?

Zdajemy sobie sprawę jak cenne są dane naszych klientów i poważnie podchodzimy do tematu bezpieczeństwa.

• codziennie wykonujemy kopię zapasową danych naszych klientów oraz wykonujemy regularne próby odtworzeniowe
• wszystkie hasła użytkowników są zaszyfrowane w bazie danych - w razie wycieku danych są bezużyteczne dla osób trzecich
  • hasła użytkowników są kodowane jednokierunkową funkcją skrótu z użyciem tzw. "soli", co powoduje, że odczytanie ich ani nawet łamanie za pomocą tzw. tablic tęczowych jest praktycznie niemożliwe
  • hasła do zewnętrznych kont pocztowych są szyfrowane bezpiecznym algorytmem
• każdy klient posiada oddzielną, prywatną bazę danych - nie ma możliwości "wycieku" danych pomiędzy bazami danych różnych klientów
• tylko jedna osoba w naszej firmie zna hasło do baz danych oraz serwera - nie ma możliwości aby ta informacja wydostała się poza firmę.

Dodatkowo, płatne konta pozwalają łączyć się przy użyciu protokołu SSL - czyli bezpiecznego protokołu komunikacji w sposób podobny jak banki oraz płatności online.

Zapomniałem hasła - jak je odzyskać?

Hasło można odzyskać na korzystając z przycisku "Zapomniałeś hasła?" znajdującego się na stronie http://funnela.pl/pl. Po wybraniu przycisku pojawią się dalsze instrukcje.

Dostaję komunikat "wszystkie licencje są w użyciu"

Komunikat ten oznacza, że w systemie jest już zalogowanych tylu użytkowników, ilu przewiduje wybrany plan taryfowy. Aby zalogować do systemu większą liczbę użytkowników, należy w panelu klienta zmienić odpowiednio plan taryfowy korzystając z opcji "Mój plan".

Jakie są akceptowalne formy płatności?

@todo

• PayPal
• przelew

Jak zmienić nazwę folderu lub grupy?

Tytułem wstępu - w całej aplikacji jest dostępne menu kontekstowe. Jest ono dostępne na listach bocznych (lista folderów, lista grup kontaktów, lista kalendarz itd.) oraz na listach elementów (lista wiadomości pocztowych, lista kontaktów, wydarzenia w kalendarzu).

Aby zmienić nazwę folderu - lub innego elementu dostępnego na liście bocznej - należy kliknąć w wybrany element prawym przyciskiem myszy i wybrać opcję "Zmień nazwę".

Jak współdzielić informacje?

Aby współdzielić wybrane informacje potrzebne są dwie osoby:

• osoba udostępniająca - czyli osoba, która udostępnia innym użytkownikom wybrane informacje
• osoba podłączająca - czyli osoba, która chce mieć dostęp do wcześniej udostępnionych danych

Zasada współdzielenia informacji działa identycznie w każdym z modułów aplikacji - stąd można ją przedstawić na przykładzie poczty pamiętając, że zasada działania jest taka sama w pozostałych modułach.

Prześledźmy udostępnienie wiadomości pocztowych na przykładzie - Jacek chce udostępnić Wiktorowi swoją skrzynkę wiadomości wysłanych, aby Wiktor mógł być na bieżąco, jakie informacje są wysyłane do klientów ich firmy.

1. Jacek udostępnia swój folder zawierający wiadomości wysłane - w tym celu najeżdża na niego kursorem, wciska prawy klawisz myszy i wybiera opcję "Udostępnij".

2. Pojawia się okno z listą grup użytkowników, którym możemy udostępnić informacje. Mogą one zostać udostępnione tylko do odczytu lub zarówno do zapisu jak i odczytu. Jacek zaznacza odpowiednią grupę (Wiktor należy do grupy Marketing) i wybiera przycisk "OK".

3. Po zatwierdzeniu współdzielenia, folder pocztowy będzie oznaczony jako współdzielony.

4. Folder jest gotowy do podłączenia. W tym celu Wiktor - po zalogowaniu się na swoje konto - podłącza go w swoim module pocztowym, korzystając z przycisku "Podłącz współdzielony folder".

5. Pojawia się okno z listą grup (lewa strona), których elementy możemy podłączyć do współdzielenia. Po wybraniu grupy z której informacje chcemy podłączyć, po prawej stronie pojawi się lista osób należących do tej grupy i udostępniających informacje. Po wybraniu osoby pod listą grup i użytkowników pojawią się nazwy zasobów, które zostały udostępnione. Zaznaczamy interesujące nas zasoby i wybieramy przycisk "Zapisz".

6. Wybrane zasoby Wiktora są teraz widoczne dla Jacka (w trybie tylko-do-odczytu, zgodnie z prawami, które przyznał dla tego zasobu Wiktor)

Na tej samej zasadzie można udostępniać kontakty, kalendarze, grupy zadań oraz grupy sprzedażowe.

Jak działają prawa w grupach?

Prawa i przynależność do grup są dziedziczone, załóżmy że mamy następującą strukturę (w nawiasach użytkownicy należący do grup):

• Firma
  • Graficy ( E )
  • Flash ( D )
    • Photoshop ( A, C )
  • Zarząd ( A, B )

Wtedy przykładowo:

• udostępnienie danych dla grupy "Firma" spowoduje udostępnienie danych dla wszystkich użytkowników -> E, D, A, C, B
• udostępnienie dla grupy "Graficy" -> E, D, A, C
• udostępnienie dla grupy "Flash" -> D
• udostępnienie dla grupy "Zarząd" -> A

Jak zainstalować gadżet Funneli?

Gadżet Funneli przeznaczony jest dla systemów Windows od wersji Vista w górę. Pozwala on wyświetlić na pulpicie systemu podsumowanie liczbowe Funneli, niezależnie od tego, czy mamy uruchomią aplikację w przeglądarce internetowej.

Aby zainstalować gadżet należy:

• przejść do menu "Ustawienia" => "Dodatki"
• w części "Windows Vista Gadget" wybrać przycisk "pobierz"
• potwierdzić chęć pobrania pliku przyciskiem "OK", wcześniej zaznaczając opcję "Otwórz za pomocą (Gadżety pulpitu systemu Windows)"
• w oknie informującym o "Nieznanym wydawcy" wybrać "Zainstaluj"

Wykonanie powyższych czynności spowoduje pojawienie się na pulpicie systemu gadżetu Funneli.

Należy skonfigurować gadżet - w tym celu należy najechać myszą na gadżet i wybrać menu "Opcje". Wyświetli się następujące okno:

W odpowiednie pola należy wpisać nazwę usługi (nazwa.funnela.net) a także nazwę oraz hasło użytkownika systemu. Dodatkowo, można ustalić czas odświeżania informacji gadżetu oraz określić w jakich okolicznościach mają być odtwarzane dzwięki.

Po wpisaniu poprawnych danych, gadżet rozpocznie wyświetlanie aktualnych informacji.

Jak zrezygnować z usługi?

Napisz do nas e-mail z prośbą usunięcia konta na adres pomoc@funnela.pl

Poczta

Czy muszę rezygnować ze swoich dotychczasowych adresów pocztowych?

Nie. Do Funneli można podłączyć dowolną, istniejącą skrzynkę pocztową. Nie ma wobec tego konieczności modyfikacji ustawień pocztowych po stronie providera usługi pocztowej czy też konieczności tworzenia nowych kont pocztowych.

Czy moje adresy pocztowe pozostaną takie same?

Tak. Przykładowo, jeśli dotychczas korzystano z adres biuro@firma.pl, będzie nadal można z niego korzystać bez żadnych dodatkowych modyfikacji. Aby używać swoich dotychczasowych skrzynek pocztowych, należy je podłączyć do systemu.

Czy moja poczta pozostanie na moim serwerze pocztowym?

Tak. Domyślnie Funnela nie usuwa wiadomości z podłączonych kont pocztowych. Zachowanie to można zmienić przechodząc do edycji ustawień skrzynki pocztowej ("Ustawienia" -> "Konta pocztowe" -> "Edycja").

Uwaga: ze względów bezpieczeństwa nie zalecamy zaznaczania opcji "Usuń wiadomości z serwera".

Ustawienie tego pola powinno być identyczne jak na obrazku poniżej:

Jakie są dostępne protokoły komunikacji dla poczty?

Odbieranie poczty może następować przy użyciu protokołów POP3 lub IMAP4, do wysyłania poczty jest używany standardowy protokół SMTP. Są to klasyczne protokoły używane przez popularne programy pocztowe (m.in. Outlook Express, Thunderbird, The Bat!, KMail)

Czy użytkownik może podłączyć dowolną liczbę kont pocztowych?

Tak. Nie ma limitu na liczbę podłączonych kont pocztowych. Pozwala to odbierać całą pocztę w jednym miejscu.

Jak wysłać masową korespondencję?

Funnela pozwala masowo rozsyłać wiadomości pocztowe bezpośrednio do wielu użytkowników. Aby wysłać masową korespondencję, należy wykonać poniższe kroki:

1. Upewnić się, że jest stworzona grupę kontaktów, do której chcemy wysłać korespondencję. Jeśli nie masz jeszcze żadnych kontaktów w systemie, zaimportuj je do Funneli.
2. Przejść do widoku poczty, stworzyć nową wiadomość pocztową i przejść do trybu korespondencji masowej ("Pokaż więcej pól" -> "Tryb wysyłki mailingowej”").
3. Wybrać z książki adresowej ("Pokaż książkę adresową") grupę, do której chcemy wysłać korespondencję masową, przenosząc ją do pola "Odbiorcy mailingu".
4. Uzupełnić temat oraz treść korespondencji i wybrać przycisk "Wyślij" - korespondencja zostanie wysłana do wszystkich kontaktów z wybranej grupy

Dlaczego masowa korespondencja wysyła się tak długo?

Wysyłka masowej korespondencji celowo jest dość mocno spowolniona - z systemu wychodzi ok. 1 wiadomość pocztowa na 70 sekund. W trakcie wysyłania można się wylogować - nie wpłynie to na kolejkę mailingu. Wysyłanie mailingu również nie wpływa na wysyłanie standardowych maili - działają tu dwa inne mechanizmy.

Wysłanie kilku mailingów jednocześnie może spowolnić całą operację, ponieważ nadal limitem jest 1 wiadomość pocztowa (z losowo wybranego mailingu) na 70 sekund.

Dlaczego nie ma możliwości ręcznego pobrania poczty przyciskiem "Sprawdź pocztę"?

Teoretycznie istniałaby możliwość dodania do Funneli przycisku "Sprawdź pocztę", jednak wciąż ten mechanizm nie działałby asynchronicznie, a jedynie mógłby poinstruować system obsługi poczty, iż w najbliższym 10-sekundowym cyklu ma obsłużyć daną skrzynkę (skrzynki).

Ponieważ skrzynka może być odpytywana nawet co 30 sekund, to przy założeniu, że czas sprawdzenia i pobrania poczty wynosi <10 sekund daje średnią oszczędność 10 sekund. Z analizy logów wiemy, że często zdarza się, iż serwery pocztowe spowalniają cały proces. Często po 30 sekundach serwer nie może być odpytany kolejny raz, ponieważ poprzednie sprawdzanie/pobieranie jeszcze się nie zakończyło.

Systemy on-line przeważnie mają jedynie przycisk odświeżania widoku w przeglądarce (np. Gmail). W Funneli odświeżanie odbywa się w momencie kliknięcia w dowolny folder np. "Skrzynka odbiorcza".

Jak dodać adresata poczty do kontaktów?

Kontakty

Jak dodać pracowników do konta firmowego?

Istnieją dwa sposoby pozwalające powiązać kontakty osobowe z kontaktem firmowym.

1. Podczas dodawania kontaktu osobowego należy zacząć wpisywać nazwę firmy dla tego kontaktu w polu "Firma". Po wpisaniu pierwszego znaku zostanie wyświetlona lista firm, która aktualnie znajduje się w książce adresowej. Należy wybrać firmę z listy, co spowoduje powiązanie wybranego pracownika z wybraną firmą.
2. Można przeciągnąć (ang. drag and drop) kontakt osobowy na firmę - spowoduje to powiązanie wybranego pracownika z wybraną firmą.

Po wykonaniu dowolnego z powyższych punktów, wybrany pracownik stanie się pracownikiem konkretnej firmy.

Jak wyświetlać domyślnie wszystkie kontakty?

Przy pierwszych uruchomieniu Funneli, domyślnie wyświetlane są kontakty rozpoczynające się na literę "A". Można zmienić to zachowanie korzystając z menu "Ustawienia" -> "Preferencje", zmieniając ustawienie pola Domyślne ustawienia filtra na wartość wszystkie.

Jak zaimportować kontakty?

Import z pliku CSV

Funnela pozwala zaimportować kontakty z popularnego formatu eksportu danych znanego jako CSV (ang. Comma Separated Values - wartości rozdzielone przecinkiem).

Aby zaimportować kontakty, należy przejść do ustawień programu, a następnie wybrać ikonę “Import kontaktów” (Ustawienia -> Import kontaktów z CSV).

Następnie należy wybrać plik z którego chcemy importować kontakty, jego kodowanie oraz wybrać ile linii z tego pliku stanowi nagłówek. Należy wskazać również docelową grupę dla zaimportowanych kontaktów.

W następnym kroku Funnela spróbuje rozpoznać typy kolumn w Twoich plikach i zaproponuje odpowiednie typy danych. W kolumnie “Nagłówek / Przykładowe dane” zobaczysz przykładowe dane z Twojego pliku, które pozwolą ocenić, czy został dobrany odpowiedni typ danych dla kolumny.

Po dopasowaniu typów danych dla kolumn pliku, należy wybrać przycisk “Zakończ import” znajdujący się na dole tabelki.

Po wybraniu “Zakończ import” dane zaimportują się i będą dostępne w Funneli.

Import z Highrise

Aby przeprowadzić import danych z aplikacji Highrise, należy wykonać następuące kroki

1. Eksportujemy kontakty z Highrise
2. Eksportujemy zadania, notatki oraz sprawy (cases) z Highrise
3. Wybieramy z głównego menu"Ustawienia" -> "Import danych z Highrise". Następnie wybieramy z dysku pliki wcześniej wyeksportowane z Highrise. Ostatnim krokiem jest ustalenie do jakiej grupy chcemy zaimportować wybrane kontakty.

W następnym kroku dopasowujemy użytkowników Highrise do użytkowników Creamflow i wybieramy “Zakończ import”.

Po zakończeniu importu otrzymamy komunikat o sukcesie i możemy wrócić do używania aplikacji.

Po tej operacji wszystkie kontakty z Highrise oraz związane z nimi notatki oraz zadania zostaną zaimportowane do Funneli.

Sprzedaż

Czy istnieje możliwość modyfikacji etapów sprzedaży?

Można dowolnie zmieniać nazwy wszystkich etapów, dodawać i usuwać nowe etapy oraz zmieniać ich kolejność - za wyjątkiem etapu pierwszego ("Lead") oraz dwóch ostatnich ("Zrealizowano" oraz "Nie zrealizowano"). Zmian tych można dokonywać w menu "Ustawienia" -> "Etapy sprzedaży".

Kalendarz

Dlaczego nie widzę niektórych wydarzeń w kalendarzu?

Kalendarz wyświetla wydarzenia dla aktualnie zaznaczonych kalendarzy. W przypadku poniższego przykładu, wydarzenia z kalendarzy "Prywatny" oraz "Wiktor - Biuro" zostaną wyświetlone, natomiast z kalendarza "True Solutions" nie.

Zadania

Czy można filtrować zadania?

Tak, panel filtrów można znaleźć na liście bocznej w module "Zadania". Można wyświetlić zadania nieskończone, skończone oraz wszystkie, lub odfiltrować je po atrybucie "Osoba odpowiedzialna".